A Tríade do tempo: família, trabalho e vida

Sinopse

Você tem a sensação de que os dias estão passando muito rápido? De que falta tempo para cuidar da saúde? Gostaria de conviver mais com a família e os amigos?

O mundo parece estar cada vez mais acelerado. Na vida profissional, a pressão é cada dia maior. A percepção é de que as muitas horas de trabalho não são suficientes para todas as prioridades. Muitas vezes, a saúde e os projetos pessoais acabam ficando de lado. No entanto, muitas pessoas têm buscado alternativas a essa realidade, procurando manter uma vida mais equilibrada. E o livro trata sobre esse desafio e apresenta uma metodologia que pode auxiliar você nesse caminho.

O que você vai aprender?

• O poder dos sonhos;
• O poder da escolha;
• O poder da ação;
• Descubra como equilibrar a vida pessoal e profissional;
• Aprenda a definir metas;
• Veja como identificar como você está desperdiçando seu tempo;
• Como administrar o tempo;
• Conheça as fases da metodologia da Tríade do Tempo.

Sobre o autor

Empresário, consultor empresarial, investidor anjo em startups de tecnologia, Christian é autor de 6 livros e especialista em produtividade e alta performance. Desde os 15 anos fazendo cursos, lendo livros e artigos sobre o tema. Christian Barbosa desenvolveu sua metodologia Tríade do Tempo demonstrando como podemos ser mais produtivos. Christian Barbosa é desenvolvedor da metodologia da Tríade do Tempo e fundador da Neotrid, software com foco em produtividade.

Resumo

Christian Barbosa desenvolveu sua metodologia com base em pesquisa realizada com mais de 40 mil pessoas. A Tríade do Tempo demonstra como podemos ser mais produtivos, utilizando regras e controles simples de rotina. O conceito de Tríade divide o tempo em três esferas: urgente, importante e circunstancial.

A TRÍADE DA MUDANÇA

O sonho pode ser considerado um combustível para a mudança, pois querer conquistar algo motiva à mudança. O autor relata ter identificado três características marcantes em pessoas de grande sucesso: sonho, escolha e ação. Essa é chamada Tríade da Mudança: sonhar, escolher e agir.

Muitas pessoas postergam os sonhos por medo ou por acharem que não têm capacidade. No entanto, quando não fazem as escolhas necessárias para alcançar os sonhos, deixam o acaso direcionar a própria vida. Gerenciar a vida e o tempo é questão de escolha. A todo momento escolhemos entre coisas importantes, urgentes e circunstanciais. A percepção de que falta tempo é consequência das escolhas que não fizemos.

Frequentemente, as pessoas pensam no que fariam diferente se pudessem voltar no tempo, porém viver em um mundo de hipóteses, olhando para o passado, só causa mais perda de tempo. Muitas pessoas ficam esperando o momento certo para mudar algum hábito – e por vezes esperam a vida toda. Deveríamos parar de olhar para trás e, sim, viver no presente e pensar no futuro, pois isso é o que pode ser alterado.

No gerenciamento do tempo, ação é uma palavra fundamental. Não basta ter um sonho, é necessário agir. Muitas pessoas acabam ficando frustradas, pois sabem o que querem, mas não agem para realizar isso. Em busca de nossas realizações, podemos encontrar muitos obstáculos, mas o maior de todos é a falta de ação. O pensamento positivo pode ser ótimo, porém sem ação, as situações imaginadas não se tornam possíveis.

O TEMPO DO CONHECIMENTO

Vivemos a era da informação que valoriza o conhecimento e a competência humana que, junto à evolução tecnológica, possibilita a troca rápida de informação. Com essa transformação social, surgiu o trabalhador do conhecimento. Essa transformação também impactou a forma como gerimos nosso tempo, pois o excesso de informações se tornou um problema.

Precisamos aprender a deixar a vida mais equilibrada. Não somos apenas profissionais. Temos 1.440 minutos por dia disponíveis, que não são apenas para trabalhar. O equilíbrio consiste em conduzir a vida para que sejam atendidas as prioridades pessoais e profissionais, e essa é a verdadeira produtividade.

A TRÍADE DO TEMPO

O autor desenvolveu o conceito da Tríade do Tempo, onde propõe a divisão do tempo em três esferas: atividades importantes, urgentes ou circunstanciais.

Importantes: são as atividades que são significativas em nossas vidas, relacionadas aos nossos sonhos e objetivos.

Urgentes: são as atividades que não são previstas, surgem de última hora, são estressantes.

Circunstanciais: são as atividades desnecessárias, onde desperdiçamos nosso tempo de forma inútil, como conversas sem sentido e atividades que não agregam valor a nossa vida.

A sensação de que o tempo passa rápido demais normalmente surge quando estamos utilizando nosso tempo de forma inadequada, com atividades que não contribuem com a realização de nossos sonhos e alcance dos objetivos.

A tríade de cada pessoa é distinta. Conforme a fase da vida, a maturidade e a posição social, sua tríade pode sofrer variações.

Em geral, as pessoas têm a maior parte do tempo alocada em atividades urgentes ou circunstanciais. O autor recomenda que você analise e classifique as atividades do seu dia, considerando as três esferas. Isso fará com que você exercite o modelo mental, visando a priorizar as atividades importantes. E cada ação importante concluída causa o sentimento de dever cumprido.

Pessoas diferentes têm atividades importantes diferentes. Para você, pode ser importante brincar com seu filho, fazer exercício físico, estudar etc. Se essas tarefas são importantes na sua vida, dedique tempo a elas.

Composições perigosas da Tríade do Tempo

O Super-Homem: a esfera da urgência com a maior percentagem.

O Homer Simpson: tem a esfera das circunstâncias com a maior percentagem. Faz o que é socialmente aceitável, trabalha na fábrica porque nunca conseguiu um emprego melhor – mas também não tenta sair de lá.

O Equilibrista: aqui se encontram os maiores casos de estresse, pois essas pessoas absorvem, além das urgências, todas as circunstâncias que aparecem. Geralmente, dizem poucos “não”. A vida passa rápido demais para elas. Estão sempre ocupadas e preocupadas.

A tríade ideal

É impossível eliminar totalmente as urgências e circunstâncias de sua vida. Não é possível dizer “não” para tudo, e apenas fazer o que foi planejado, como um robô. A flexibilidade tem que estar presente em nossas vidas. O principal desafio é manter a vida baseada nas coisas mais importantes. Se pudéssemos definir uma distribuição alvo, a sugestão seria: 70% importante – 20% urgente – 10% circunstancial.

Diminuindo a urgência e as circunstâncias

No mundo atual, a urgência é bem-vista, fazendo com que as pessoas se sintam úteis e necessárias, quase como super-heróis. Mas na realidade, as urgências quebram a rotina, atrasam as tarefas importantes, fazem com que você trabalhe até mais tarde, impactam negativamente na sua saúde e ainda reduzem o convívio familiar e vida social.

Para reduzir o tempo gasto com urgências, pergunte-se: por que essa atividade foi urgente, o que poderia ter prevenido, o que poderia ter sido planejado para evitar a urgência?

Christian traz um exemplo de sua própria empresa para ilustrar como reduzir as urgências. Com o objetivo de reduzir as atividades urgentes, o autor fez uma análise e identificou que havia um cliente que, no final do mês, sempre solicitava relatórios urgentes para sua empresa. Era um padrão de comportamento. Primeiro Christian tentou antecipar as necessidades do cliente, tentando prevenir a demanda urgente. Não funcionou, o cliente continuava tendo muitas solicitações surpresas no final do mês. Então, como ele não conseguia antecipar, decidiu planejar a urgência. Christian começou a considerar no planejamento da equipe um tempo no final do mês para atender às demandas desse cliente. Dessa forma, o que era uma tarefa urgente passou a ser uma tarefa importante, pois esse era um dos principais clientes. Quando a urgência surgir, avalie e aprenda com ela; assim, será possível tomar medidas que evitem que essas atividades se repitam.

Combater as atividades circunstanciais muitas vezes é mais difícil, pois exige mudança de hábitos. Tenha claros quais são seus sonhos e objetivos, e se mantenha focado no atingimento deles. Dessa forma, você vai conseguir perceber quais são as atividades que precisam ser eliminadas e quais são as situações que você precisa dizer “não”.

DESCARREGAR

Utilizar a memória como uma agenda pode gerar muita ansiedade, pois você fica pensando em tudo o que precisa lembrar de fazer e, a longo prazo, isso pode prejudicar sua produtividade e sua saúde. A sugestão do autor é que você descarregue todas essas tarefas em uma agenda, caderno, Outlook ou qualquer outro aplicativo que funcione para você. O importante é deixar a mente mais tranquila.

Você pode começar fazendo uma lista em uma folha de papel, tirando as pendências da sua cabeça. Faça duas colunas, uma para pendências profissionais e outra para tarefas pessoais. Preencha as colunas de forma bem específica e, de preferência, coloque atividades que você possa concluir nas próximas 24h. Isso evita a frustração que causa listas muito extensas. E essa não deve ser uma lista de tarefas apenas, mas uma lista de prioridades. Christian sugere a priorização numérica por ordem de importância.

Esse é o começo de um planejamento e essa é a melhor forma de ganhar tempo. No início pode parecer chato, mas ao longo do tempo pode se tornar um processo natural. Assim, você evitará que tarefas importantes se tornem urgentes. Outra recomendação do autor é antecipar tudo o que pode dar errado ou acarretar problemas. Conte com imprevistos. Se uma determinada atividade é muito importante, antecipe o que for possível.

A METODOLOGIA DA TRÍADE

Como símbolo da metodologia, Christian utiliza uma estrela de cinco pontas. Cada ponta da estrela representa uma fase da metodologia: identidade, metas, planejamento, organização e execução.

Fase 1 – Identidade

É difícil manter hábitos que contribuam com a produtividade se sua identidade não está bem clara, se você não tem um propósito. Sua identidade se manifesta por meio de cada papel assumido por você em cenários e relacionamentos determinados. Por exemplo, no trabalho você é o funcionário, o líder, o colega. No plano pessoal, o marido, o pai, o filho, o irmão, o amigo, entre outros papéis que você acaba assumindo ao longo da vida.

Pensar em quais são os papéis que você assume e qual é seu objetivo em cada um deles permite que você estabeleça limites para cada papel e evite a contaminação que ocorre quando mudamos de ambiente e não trocamos o papel. Por exemplo: a pessoa que leva os problemas do trabalho para casa e acaba afetando a relação com a família. Tomar consciência disso possibilita que você identifique quais são os papéis mais importantes em cada momento da vida e consiga dosar o tempo dedicado a cada um deles, conforme importância.

Você só assume um papel porque existem pessoas que fazem parte do cenário. Você só tem o papel de avô se há um filho e um neto, por exemplo. E a vida perde o sentido sem essas pessoas importantes ao seu redor. Nesse contexto, o autor faz a seguinte reflexão: se você soubesse que tem apenas 24h de vida, você estaria satisfeito com o que realizou? Alguns indivíduos ficam tão concentrados na vida profissional que, quando percebem, deixaram muitas pessoas para trás, perderam amigos, familiares, afastaram-se dos filhos e isso causa arrependimento. Portanto, avalie qual o papel que você gostaria de dedicar mais tempo e tome atitudes para ajustar isso.

Cuide-se

Nosso corpo é sábio e, muitas vezes, pede descanso, pede férias, mais exercícios, mais água etc. E quando não escutamos esses pedidos, acabamos doentes. Pense no que você pode inserir na sua rotina para melhorar sua saúde.

Além do corpo físico, devemos dar atenção a nossa saúde mental, o que pode ser feito por meio de um bom filme, um curso, uma leitura. Também é importante cuidar dos pensamentos, sentimentos e controlar as emoções. Inteligência emocional é a chave para superar as adversidades do mundo.

O autor também cita a necessidade de fazer coisas que façam bem para o corpo espiritual, seja meditar, relaxar, refletir ou celebrar a natureza. O importante é que os aspectos físicos, mentais, emocionais e espirituais estejam em equilíbrio.

Missão

Assim como uma empresa, as pessoas devem identificar uma missão pessoal, pois esse é um fator de motivação. A missão pessoal deve ser atemporal, mas conforme a vida muda, sua missão pode mudar ao longo do tempo. Ela deve ser inspiradora e motivadora, deve refletir sua essência, abrangendo todas as áreas da sua vida.

Fase 2 – Metas*

Metas são a segunda fase da metodologia. Para transformar sonhos em realidade, precisamos estabelecer objetivos. Defina e escreva três metas de curto, médio ou longo prazo.

• Curto prazo – até um ano
• Médio prazo – até cinco anos
• Longo prazo – acima de cinco anos

As metas devem ser:

• Pessoais: definidas por você e para você e devem estar ao seu alcance.
• Escritas: colocadas no papel, é um compromisso com você mesmo.
• Possíveis: sonhe alto, mas sonhe com o possível, com o realizável.

Importantes: a relevância da meta é essencial.

E devem ser SMART: eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes, Temporais.

Ao estabelecer metas, avalie se, ao serem alcançadas, elas serão benéficas a você, sem trazer prejuízos a outras pessoas e a outros aspectos da sua vida. Verifique se os objetivos propostos estão conectados a sua missão, a sua identidade, aos seus relacionamentos e se abrangem todas as áreas da sua vida.

Ao estabelecer metas de longo prazo, pense no que precisa ser feito no curto e médio prazo para alcançar esse objetivo. O autor cita uma técnica de Albert Einstein chamada Experimentos Pensados, para enxergar cenários futuros. Imagine como seria se determinada situação tivesse acontecido e quais seriam os passos necessários para que aquilo acontecesse. Por exemplo, para que aos 70 anos você tenha atingido um determinado objetivo, o que deveria ter sido feito aos 60 anos e aos 40 anos?

* Para fins didáticos e de simplificação, no livro o autor assume que metas e objetivos são sinônimos.

Fase 3 – Planejamento

Planejar é criar o desenho mais claro possível dos seus sonhos, é o que vai impulsionar suas ações na direção correta. É importante que o planejamento tenha flexibilidade, para adaptar o plano quando a situação muda.

Regra 8 – 4 – 2

Foque umas 8 metas por ano, e destas selecione 4 para mirar nos próximos 2 meses e 2 metas para serem trabalhadas durante a próxima semana. Não tente fazer tudo de uma única vez. Isso não quer dizer que você precisa atingir 2 das suas metas em uma semana.

Passo a passo para o planejamento anual:

• Passo 1 – revise sua identidade
• Passo 2 – estabeleça metas conectadas
• Passo 3 – programe as janelas temporais – podem ser dois momentos ao longo do ano em que você vai se dedicar à revisão do seu planejamento
• Passo 4 – reorganize – a reorganização pessoal contempla a organização desde os papéis em sua mesa e gavetas até os arquivos em seu computador

Passo a passo para o planejamento mensal:

• Passo 1 – Revisão do mês anterior – analise o mês anterior e veja o que pode ser melhorado
• Passo 2 – Revisão das metas conectadas – reveja as metas e selecione as 4 que serão foco do mês

Você pode realizar o planejamento mensal com o planejamento semanal, na primeira semana do mês.

Passo a passo para o planejamento semanal:

Utilize um calendário para verificar os compromissos já agendados e previsão de duração. Liste as atividades conforme prioridade e com a classificação de importância, urgência e circunstância. Não planeje mais do que 70% do seu tempo, pois acontecem imprevistos. Se você está iniciando esse processo, planeje no máximo 50%.

• Passo 1 – Previsão de ações relacionadas à identidade (papéis, relacionamentos, equilíbrio, missão)
• Passo 2 – Planejar ações relacionadas às metas conectadas. Pequenos passos que contribuirão para a execução das metas
• Passo 3 – Planejar as tarefas e compromissos rotineiros
• Passo 4 – Planejar uma tarefa de organização pessoal, seja limpar a caixa de e-mails, arrumar papéis, esvaziar uma gaveta

Dicas para um bom planejamento semanal:

Comece planejando 4h do seu dia e aumente o número de horas conforme for se adaptando.

Se as atividades forem muito grandes, divida-as em tarefas menores.

Se o planejamento não der certo, não se desespere. Tenha flexibilidade para refazer os planos.

Fase 4 – Organização

A desorganização pessoal consome parcela importante do seu tempo e da sua energia. Provavelmente você assina conteúdos e recebe muitos e-mails que não lê, tem serviços à disposição que nunca usou, hoje é impossível conseguir absorver tanta informação. O autor recomenda uma dieta de informação, desprezando tudo que for dispensável.

Taxonomia pessoal

Taxonomia é a ciência que se dedica à classificação ou distribuição em categorias. Comumente utilizada na biologia, essa ciência é bastante útil para a organização de informações no seu computador, por exemplo, com o objetivo de deixar mais fácil a busca por informações. Essa lógica pode ser aplicada à caixa de e-mails também.

Defina uma estrutura mínima e vá agrupando as informações de forma hierárquica. Por exemplo, separe as informações pessoais e profissionais, dentro das informações profissionais crie pastas como: propostas, contatos, relatórios etc. Nomeie seus arquivos de forma óbvia e intuitiva. Assim, você encontrará as informações de forma simples e rápida.

Faça uma organização dos arquivos físicos também. Pegue um saco de lixo e etiquetas autoadesivas. Descarte tudo que não serve mais e identifique tudo que precisa ser guardado. Deixe sua mesa organizada e o ambiente organizado.

Desative as notificações de e-mail. Estabeleça horários para checar sua caixa de entrada, evitando perder o foco a cada nova mensagem. Elimine os papeizinhos soltos, unificando todos os compromissos em um único lugar, seja uma agenda convencional ou o celular.

Fase 5 – Execução

Esse é o momento de agir. Comece com a priorização diária, complementar ao planejamento semanal. O planejamento diário vai fazer com que você saiba o que precisa ser feito, mas não só isso. Ao planejar, você estará preparado para os imprevistos, tendo flexibilidade e informação suficiente para tomar decisões como adiar ou alterar alguma tarefa.

No planejamento diário, você precisa revisar pendências, calcular a duração de cada tarefa e priorizar. Lembre-se de não planejar mais de 50% do seu tempo, porque nas primeiras vezes, provavelmente você vai esquecer de algo ou errar a estimativa de tempo. Uma lista enxuta que será realizada é melhor do que uma robusta impraticável.

Você pode escolher como priorizar as tarefas, o importante é seguir o que você estabeleceu. Sugestão do autor:

• Faça primeiro as coisas mais rápidas e fáceis;
• Resolva as urgências para poder focar as coisas importantes;
• No período do dia que você produz mais, execute as tarefas mais complexas;
• Delegue o que for preciso no início do dia;
• Agrupe tarefas semelhantes e faça em um mesmo período. Por exemplo, ligações e e-mails.

Dicas para a fase de execução:

Pessoas multitarefas são menos produtivas

Mesmo que haja a crença de que algumas pessoas são multitarefas, institutos de pesquisa como Harvard, Stanford e MIT já apresentaram estudos mostrando que quem tentar realizar tarefas simultâneas gasta 30% mais de tempo.

Como delegar

Ao delegar uma atividade, é necessário comunicar de forma clara, verificar o entendimento da pessoa, monitorar a execução e oferecer o apoio necessário. Para delegar corretamente, identifique o que pode e o que não deve ser delegado. Delegue a atividade para apenas uma pessoa e escolha a pessoa certa para a tarefa. Não deixe de alinhar a expectativa sobre o nível de autoridade que a pessoa terá sobre a tarefa. É importante dar feedback para a pessoa que realizou a tarefa delegada e reconhecer os resultados. Se as entregas não ficaram como esperado, identifique o que gerou o erro e avalie o que pode ser feito para que seja melhor a próxima experiência.

Foco

O foco é elemento essencial para a produtividade pessoal. Muitas vezes, a forma de alcançar um alto nível de concentração é desconectando. Christian chama de Operação Shutdown a rotina que ele pratica para atingir o foco total em uma tarefa. A ideia do Shutdown é desligar, desconectar-se de tudo. É impossibilitar interrupções e distrações até a conclusão da tarefa e consiste em se desligar do mundo exterior para focar o que é importante ser finalizado naquele momento. É preciso desligar telefones, desconectar-se de e-mails e notificações em geral, para que haja imersão na tarefa. O autor tem o ritual de colocar uma música no início desse processo. Algumas pessoas utilizam incenso, café ou qualquer outra coisa. Não importa como será seu ritual, adapte o que achar que funciona e crie o seu.

Procrastinação

Evite a procrastinação de sonhos, metas e atividades importantes, isso é autodestrutivo. Se a tarefa for muito robusta, divida em partes. Se for uma atividade chata ou complexa, utilize a operação shutdown. Se necessário, transforme a tarefa em um compromisso na agenda, com horário de início e término. Pense no motivo de estar realizando aquela tarefa, o que está por trás dela.

IMPLANTAÇÃO DA METODOLOGIA

O autor sugere que você reserve ao menos duas horas por semana, em um período de três semanas, para iniciar a implantação da metodologia.

Na primeira semana, reserve cinco minutos do seu dia para pensar no que é importante na sua vida. Anote durante a semana tudo que gostou, proporcionou sensação de satisfação, equilíbrio e contribuiu com os resultados. Tire mais 20 minutos no final de semana para pensar nos papéis que você quer desempenhar melhor nesse ano. Estabeleça a distribuição de tempo que você quer dedicar a cada papel. Escolha um dia na semana para dedicar 35 minutos à escrita da sua missão. Em outro dia, de preferência um dia que você esteja de bem com a vida, reserve 35 minutos para pensar e escrever em um papel o que você quer para os próximos 24 meses, identificando quais são as três metas que terão maior impacto nesses objetivos.

Na segunda semana, tire 15 minutos no final de semana para listar todas as atividades pendentes para a semana. Classifique as tarefas e priorize a eliminação das urgências. Nos próximos 20 minutos faça o planejamento semanal.

Na terceira semana, comece a realizar a priorização diária, dedique três minutos do seu dia para isso. Não deixe de planejar a estruturação da sua taxinomia. Reserve 30 minutos em um dia da semana para fazer essa organização. Planeje a organização de seus e-mails em um dia da semana. Na primeira vez, você precisará de umas duas horas para organizar as mensagens conforme a taxonomia. Nas próximas vezes, você utilizará menos tempo, aproximadamente 40 minutos.

Utilize a metodologia na sua vida e em sua empresa. Amplie as ações para sua equipe. A produtividade em empresas aumenta com a mudança de atitudes do coletivo, mais do que do individual. Quanto mais pessoas aderirem às práticas de produtividade, mais rápidos serão os resultados.

Experimente a metodologia, aplique o que aprendeu e customize o que for necessário para adaptar à sua rotina – com certeza você verá resultados.

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